普段自社用のドメインを所有されておりメールアドレスを作成をされていると思います。
ただWEB会議を行う上でZOOMではなくgooglemeetを活用しないといけない際の設定方法は以下の通りとなります。
以下はgooglemeetを始めて利用される方の参考に
このような情報などもマニュアルにあると良いかもしれません。逆にフリーメールは社内規定で作ってはいけないなどその点も含めて注意事項として活用するという方法もあると思いますので是非ご活用頂ければと思います。
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https://web-ml.mrri.jp/